Delegar efectivamente es una condición esencial del líder. No podemos liderar proyectos de ningún tamaño o naturaleza si no sabemos delegar tareas importantes a otros miembros del equipo.
Aunque yo creo que antes debemos diferenciar entre un emprendedor/empresario y un autónomo/autoempleado. ¿Qué deseas ser un empresario o un autoempleado?.
¿Mentalidad o actitud? La mentalidad es importante, otros hablan de actitud, lo que está claro es que puedes ser muy bueno en lo tuyo, pero de ahí a construir un proyecto de futuro hay un trecho. La base fundamental es la constitución de un equipo profesional responsable y alineado con tus valores.
Muchas veces el problema es que muchos de nosotros pensamos, que ya somos muy buenos delegando, que sabemos identificar con certeza cuáles son las tareas que debemos delegar a otros miembros del equipo y que nos comunicamos con efectividad cuando llega el momento de delegar.
Desafortunadamente, delegar eficazmente es uno de los problemas más prevalentes en el mundo de los negocios y, al mismo tiempo, el que más afecta el rendimiento y las posibilidades de crecimiento de una empresa.
Nos preguntamos entonces, ¿cómo delegar eficazmente? ¿Cómo aprendemos a hacerlo? ¿Podemos mejorar? La realidad es que, como cualquier otra habilidad profesional importante, podemos aprender para mejorar.
En este artículo, vamos a explorar esta habilidad profesional y descubrir cuáles son las claves para delegar eficazmente.
Después de una vida de “trabajo”, puede ser muy difícil hacer esa transición al rol de director o gerente. Como ambos roles nos sugieren, estos dirigen o gerencian actividades en una organización. Y aunque nos puede doler en el orgullo o inclusive hacer que cuestionemos nuestro impacto en la empresa, no es nuestro trabajo “trabajar”. Aquí está la paradoja que debemos entender y enfrentar.
Cuando estamos liderando un equipo, un departamento o una organización entera, nuestra responsabilidad es dirigir a un grupo de profesionales para transformarlo en un equipo y lograr que estos inviertan su tiempo y esfuerzo en producir el resultado óptimo deseado. El líder ya no debe (la palabra “deber” es clave aquí) realizar aquellas actividades que puede estar haciendo un miembro subordinado del equipo, dejando así más espacio al líder para tareas con un mayor valor añadido.
La dificultad que muchos tenemos con respecto a esto tiene múltiples naturalezas. La primera es nuestra costumbre de realizar las cosas nosotros mismos, asegurándonos así de que se hagan “como queremos” y de que el acabado final sea justo el que deseamos. Aquí a veces se esconde una peligrosa mentalidad perfeccionista que nos hace creer que una tarea delegada será una tarea que no cumplirá con los estándares que consideramos como “buen resultado”.
El secreto es la comunicación, como comunicamos a nuestro equipo lo que queremos.
La segunda es una cuestión de impresiones y opiniones: “¿Qué va a decir la gente si no ven al jefe trabajar?”
Como líderes, el trabajo que haremos tendrá un aspecto muy diferente. Debemos organizar el trabajo a completar para que las operaciones de la empresa sigan adelante, idear mejoras para los procesos, solucionar problemas a mediana y gran escala, interactuar con múltiples partes (internas y externas) que son fundamentales para la actividad esencial del proyecto, asegurarnos de que los diferentes equipos y departamentos están productivamente conectados, entre otras tareas de nivel superior.
Así, cuando entramos en esta posición de líder, lo más natural es que empecemos a delegar trabajo que otros miembros del equipo podrían realizar, abriendo espacio en el calendario para otras actividades de mayor valor agregado que solo nosotros podemos realizar.
Dejemos de pensar en lo que piensan los otros de mí, lo único importante es lo que piensas tú de ti mismo. Nadie mejor que tú para saber que sin tu estrategia de crecimiento, sin tu experiencia para liderar el proyecto, las cosas no serían igual. Es más tú y solo tú, sabe todo lo que has pasado y sufrido para estar donde estás ahora. Valórate y céntrate en lo productivo, dirige sin culpa, es lo mejor que puedes hacer por tu proyecto y empresa.
Existen un par de herramientas y criterios que podemos utilizar para entender mejor cuáles tareas nos conviene delegar. Tengamos ahora mismo al profesional adecuado o no en el equipo, entender cómo elegir las tareas a delegar es una prioridad. Además, este proceso nos informará si tenemos alguna carencia de personas con características especiales en nuestro equipo de trabajo y nos invitará a buscar a un perfil con el debido tiempo, quien nos pueda ayudar a resolver con mayor efectividad.
En cuanto al criterio a utilizar, podemos pensar en aquellas pequeñas tareas que no quitan mucho tiempo pero que son muy abundantes y frecuentes. Cosas como programar reuniones con clientes, gestionar incidencias, tratar con proveedores, reunirse con algunos clientes, hacer pedidos de material de oficina o inclusive procesar emails. También podemos incluir aquí las tareas de procesamiento de datos, como pasar información de LinkedIn a tu CRM y similares. Estas requieren más dedicación de tiempo pero prácticamente ninguna habilidad especial, por lo que casi cualquiera puede hacerlas.
Todas estas tareas requieren relativamente poco tiempo pero son recurrentes y un tanto inconvenientes, por lo que te pueden robar una gran parte de tu agenda.
Al mismo tiempo, podemos pensar en las tareas que quitan muchísimo tiempo pero no requieren habilidades específicas ni nuestra intervención particular. Estas son especialmente delegables, puesto a que te permitirán hacer mucho más dentro de tu línea de trabajo.
Finalmente, tenemos el criterio del talento. Probablemente este sea el más importante y el más difícil de todos, ya que requiere una evaluación crítica de nuestras habilidades y aceptar con honestidad y vulnerabilidad de que alguien puede hacerlo mejor que nosotros. Quizás se trata de una tarea que muy bien podemos hacer nosotros mismos, como preparar el texto y diseño de una campaña de email para ofrecer una promoción de servicios. Sin embargo, existe la posibilidad de que alguien en el equipo de marketing pueda realizar un mejor trabajo sin nuestra intervención, pues de eso se trata, ese es el reto de encontrar el talento que necesitamos que no solo pueda igualarlos, sino superarnos.
La microgestión, también conocida como el micromanaging, no es solamente un obstáculo a delegar efectivamente sino que es un cáncer dentro de las organizaciones de todos los tamaños.
Esta cualidad negativa es la que lleva a muchos líderes a observar muy de cerca las actividades de los miembros del equipo e intentar controlar cada uno de los procesos, todo esto con la inútil aspiración de conseguir resultados óptimos.
La literatura de negocios y administración de empresa captura con claridad los verdaderos resultados de la microgestión: reducción en la moral de los trabajadores, reducción en la productividad, reducción en el compromiso con el proyecto, insatisfacción, pérdida de la confianza en la dirección y en el líder.
Inclusive, muchos estudios demuestran que la microgestión por parte de los líderes está en el top 3 de razones por las cuales profesionales renuncian a sus puestos de trabajo, reflejando así la gravedad de la situación.
La microgestión es un riesgo especialmente para los nuevos líderes y para aquellos gerentes con un equipo joven o con el que aún no se han establecido fuertes lazos de confianza. Una personalidad con tendencia perfeccionista también puede llevar a la microgestión, por lo que debemos ser muy observadores con la forma en la que abordamos nuestro trabajo y el de los profesionales dentro de nuestro equipo.
Debemos entender que la microgestión es contraria a delegar eficazmente, puesto a que nuestro tiempo y energía están en observar críticamente el proceso a través del cual nuestros trabajadores hacen su trabajo. Si hacemos eso, ¿en qué momento hacemos nuestro trabajo?
Debemos aprender a ceder el control. Luego a establecer confianza en las personas que trabajan con nosotros. Entender que la perfección es un ideal que funciona como obstáculo para miles de proyectos. Aprender a comunicar claramente las tareas y las expectativas, dejando el resto a los profesionales en tu equipo.
Finalmente, debemos entender que todos en nuestra organización, incluyéndonos, estamos en un proceso de aprendizaje. Nos equivocaremos y de ello aprenderemos. El costo de microgestionar es mucho, mucho mayor.
Antes mencionamos el comunicar claramente las tareas y las expectativas. Ninguna sorpresa aquí: la comunicación efectiva es la clave para delegar con éxito.
El primer paso es comunicar a nuestro equipo o al trabajador en concreto el motivo por el cuál estamos delegando dicha tarea. Explicar por qué estamos eligiendo a esta persona para delegar y mencionar las posibilidades de aprendizaje y crecimiento que van a derivar de la actividad.
Acto seguido, seamos muy claros en los verdaderos detalles de la tarea: el objetivo a conseguir. Ningún trabajador quiere que le comuniquen el proceso o método a través del cuál va a hacer su trabajo, al menos si no lo ha preguntado. En eso tienen razón. El trabajador sabe como llegar allí y explicar los detalles del proceso a través del cual completar la tarea es simplemente una versión de microgestión anticipada.
Finalmente, delega no solo la tarea sino también la autoridad sobre ella. Debemos saber identificar cuándo es posible darle la autoridad al trabajador para decidir si la tarea está completa o no, si el resultado es favorable o no, si debe delegarla a alguien o no. Líderes que nunca delegan responsabilidad terminan con sus días ahogados en preguntas por parte del equipo, ya que existe un gatekeeper que no permite que terminen su trabajo: nosotros.
Y no olvidemos dar las gracias. Clave para el buen liderazgo, siempre debemos agradecer al equipo por el trabajo realizado. No solo es válido sino muy importante que el agradecimiento venga acompañado de feedback cuando sea posible, independientemente si el resultado fue positivo, regular o malo. El Feedback es lo que le permite al profesional mejorar en lo que hace.
Si tenemos alguna aspiración de que nuestro proyecto se convierta en una empresa seria y funcional, delegar eficazmente es una condición no-negociable.
Hazte la siguiente pregunta: como líder, si te ausentas del trabajo por una semana, ¿la empresa seguiría funcionando? Si la respuesta es “no”, tienes mucho trabajo por realizar. Antes de culpar al equipo, revisa tus capacidades para delegar. ¿Estás eligiendo bien las tareas a delegar? ¿Estás microgestionando lo que delegas? Y solo luego, ¿está el equipo preparado? ¿Has brindado los recursos de aprendizaje y entrenamiento para prepararles?
Una vez aprendamos a delegar eficazmente, desbloquearemos la oportunidad de crecimiento que estamos buscando para nuestras empresas y nuestro equipo.
