¿Te has preguntado recientemente, “¿Cómo se puede presentar una Video Conferencia o Webinar?”
Entonces, estás en el lugar correcto.
Hoy, el equipo de Meetwork te brinda 7 pasos por si deseas aprender cómo presentar un webinar y ganar clientes, además de que tu propio equipo sienta que le estás aportando valor.
Veámoslo cómo películas: si son buenas, inspiran y dejan a los espectadores maravillados, en cambio, si es mala… ellos se lamentarán haber perdido su tiempo en verla.
Suena cruel, pero es la verdad y aunque no se diga abiertamente, todo el mundo lo sabe. Nadie tiene tiempo para perder en estos días de tanta competencia y agresividad en los negocios.
Los webinars han venido para quedarse. Así que es nuestro deber como profesionales hacerlo bien.
Lo creas o no, tenemos que hacer esta pregunta por ti antes de saltar a los 7 pasos.
Ya que usualmente olvidamos todo el trabajo que toma hacerlo y muchas veces nos sentimos mal por no cumplir con las expectativas y porque sentimos que no han valorado lo suficiente lo que he intentado aportar.
En la mayoría de los casos, estas videoconferencias NO son de gran ayuda para sus espectadores; si no que la única intención es generar leads y ya está.
¿Suena contradictorio, no? Por supuesto que quieres generar nuevos leads y ventas…
¡Todos queremos! Pero la verdad es que no siempre las videoconferencias o los Webinars son tu mejor opción.
Recuerda: estás pidiendo a los invitados que inviertan de 25 a 60+ minutos en escuchar tu presentación.
Por ello, aportar valor real es una condición indispensable al momento de planificar un webinar. Si no podemos cumplir con dicha condición, tenemos que buscar otro formato.
Estos son los mismos 7 pasos que consideramos en Meetwork para nuestras presentaciones.
Todo comienza a partir de una idea… y unas son mejores que otras.
Para darte una idea, estas son las que consideramos más convenientes para tu videoconferencia vs. Las que probablemente no conseguirían muchos resultados:
| Buenas ideas | No-tan-buenas ideas |
| Guías y tutoriales “paso-a-paso” | Una sopa de temas generales, sin dirección |
| Estudio de la industria (tu nuevo ángulo) | Noticias sin información práctica. |
| Discusión sobre novedades de la industria | Promoción directa de producto |
| Entrevistas con líderes de la industria | Presentación de un tema “repetitivo” |
Así que juzga por tu cuenta si la idea que tenías en mente es buena o no lo es tanto.
Esto hará la diferencia entre tener invitados y forzar a tus contactos con promesas que no podrás cumplir. Resiste la tentación y elige un tema que realmente domines y del cual te sientas confiado/a de hablar.
¡Una vez consigas tu idea útil e interesante, puedes comenzar a promocionarla!
Así es. Vender primero; los preparativos después.
Si tomamos en cuenta que vender es 20% hablar y 80% escuchar, entonces mejor tener muy claro lo que tu público objetivo REALMENTE desea y necesita, antes de producirlo.
Puedes averiguarlo mediante encuestas antes, durante y después de tu presentación.
Y también considera que solo por crear algo bueno, no quiere decir que lo encontrarán por sí solo.
Para promocionar tu video conferencia, debes pensar primero en los canales que más usas.
Cuál sea que elijas, hazlo con anticipación (MÍNIMO 7 días previos a tu presentación).
Finalmente, no olvides tu objetivo principal: Haz una lista con todo lo que quieres lograr con este webinar. Es muy fácil dejarse llevar y olvidar por qué lo estás haciendo.
Creo que todos tenemos cómo perspectiva que “Presentador o Exponente es igual a experto.”
Sin duda, ¿de qué otra forma podrían tus espectadores escuchar atentamente por media o una hora entera?
Por eso, es aquí cuando nos concentramos no sólo en los miembros invitados, si no también en quién presentará la video conferencia.
He aquí el dilema…
¿Quieres que se presente sólo por una persona o por varias?
¿Serás tú quién hablará o serán otras personas?
Todas las opciones son igual de buenas. Ya depende de lo que veas conveniente para ti.
Tan sólo asegúrate de que a quién elijas sea capaz de responder por su propia cuenta. Y a quienes invites como miembros participativos, estén realmente interesados en el tema.
Si has seguido los pasos mencionados, entonces te aseguro que vas de maravilla.
Ahora, ten en cuenta que hay cosas que podrían arruinarlo en cuestión de segundos, cómo una mala calidad de audio y video.
Aunque apoyamos el ahorro y el consumo inteligente en Meetwork, también te recomendamos que inviertas en el equipo que usarás para presentar.
¿Sabes que la cámara y micrófono de tu ordenador o portátil no son muy buenos?
Entonces opta por un hardware mejor para que no se vea distorsionado, ni escuche bajo.
Y no te preocupes, que por menos de 50€ puedes equiparte con una webcam de muy buena calidad.
Para asegurarte, si ya tienes en mente a algún acompañante para tu video conferencia, también considera prepararte para afrontar cualquier asistencia técnica externa que se requiera durante el evento.
Lo último que quieres es ver errores, presentarse con muchas personas conectadas al webinar y no tener cómo solucionarlo. Esto también incluye la moderación de comentarios y otras tareas complementarias.
Pero no puede haber representación, sin una plataforma de transmisión, ¿verdad?
Hay dos tipos de plataformas para presentar tu video conferencia.
Primero, están las herramientas y apps de comunicación por video como Google Hangouts – Meet – Duo, Zoom, Skype, WhatsApp o LINE.
El segundo tipo son aquellas enfocadas principalmente en la transmisión de webinars comerciales, con un enfoque más masivo. Puedes encontrar a GoToWebinar o WebinarJam dentro de este grupo.
Existe la inmensa probabilidad de que cualquiera de el primer tipo te sirva para lo que deseas. Pues el segundo se enfoca principalmente en soluciones que necesitan los marketers y personas con muchísima más experiencia en el tema.
Al fin y al cabo, todas ofrecen casi lo mismo: un límite de 250 a 1.000 miembros por reunión, centro de comando y moderación, botones y chat para interactuar y otras funcionalidades muy prácticas.
Así que mi consejo es que vayas con el que tú conozcas o algún miembro de tu equipo estén familiarizados.
Nosotros hemos utilizado Zoom todo este tiempo… Pero puede que alguien más de confianza te recomiende otro. ¡Tienes la libertad de comparar y escoger!
Tienes la idea, la aprobación de tus presentadores y miembros invitados, además del equipamiento necesario… ¿Ahora que viene?
Ahora comienzan las pruebas.
Primero, asegúrate de preparar algún libreto y la presentación misma (Canva, Prezi, o PowerPoint). No querrás hablar por tanto tiempo sin alguna guía visual para ti y para los espectadores. Estos serán tu mapa y compás.
Además, si quieres mantener su atención deberías hacer tus puntos tan fuertes, específicos, e interesantes como sea posible. Respalda cada argumento con tantos gráficos, datos, y evidencia como sea posible.
Los links de arriba te llevarán a guías para aprender a hacer presentaciones atractivas con cada plataforma.
No olvides familiarizarte con el hardware y el software que elijas. Aprende cómo utilizar cada cosa, para prevenir incidentes insalvables de último minuto.
Instala y programa tu cámara, micrófono, o webcam. Prueba cómo se ve y escucha.
Ten muy en cuenta tanto la iluminación y el trasluz, cómo los sonidos de fondo casi impredecibles por tu oídos, pero considerablemente molestos al grabarse.
Si grabas desde casa, comunicate con tu espos@, hijos, mascotas y hasta vecinos para que no interrumpan durante la presentación. Además, limita cualquier sonido de tu móvil, ordenador, y otros equipos que pueda interrumpir y distraer.
Todas estas pruebas previas deberían practicarse al menos una vez, antes del día y la hora de la presentación real.
¿Tienes todo preparado?
¡Es hora de la acción!
Llegó el momento… Has aprendido a presentar tu propio webinar en cuestión de minutos.
Ahora, pásala bien y ofrece todo el valor posible a tu audiencia (sin importar que acuda una sóla persona). El respeto debe ser el mismo, sin importar quién sea.
Hablando de respeto: mejor estar allí a tiempo, entre los 10 y 20 minutos de anticipación, si es posible. Cuanto más temprano, mejor. De esta forma, te sentirás más preparado/a y relajado/a.
Primero lo primero: saluda y da la bienvenida de forma amistosa a todos los asistentes.
Siempre buscando una posición cómoda y mirando a la cámara cuándo hables.
Preséntate, diciendo tu nombre y señalando la empresa u organización que representas.
O introduce los nombres de aquellos ponentes que en este caso, darán la video conferencia. Por ejemplo, en las reuniones de Meetwork siempre brindamos sus datos de contacto, dando espacio a las charlas post-evento.
Así seas tú el anfitrión o la anfitriona, recuerda que los invitados son los protagonistas.
Dirígete a ellos e invítalos a participar cada vez que puedas, para que se sientan cómodos y en confianza. No olvidemos que la mayoría no tiene idea ni experiencia de cómo comportarse en este tipo de situación.
Esto es especialmente cierto cuándo está la tensión de ambas partes, ya que muchas cosas pueden salir mal (dificultades e interrupciones)… Y créenos cuando te decimos que algo puede fallar en cualquier momento.
Sabiendo esto, tómalo con calma y con el mejor humor posible e invitalos a una conversación en privado para poder seguir hablando del tema en cuestión con el fin de aclarar sus dudas o los puntos en cuestión, de esta forma te evitas situaciones incómodas que muchas veces no son temas para hablar ante todos los asistentes.
Puede pasar y sucede que acudan personas que no conoces, que pueden responder de forma imprevista a algún concepto que manejes con autoridad. Por ejemplo la persona que asiste te escucha hablar sobre el tema pero el discrepa de lo que tú estás diciendo, explicando porque esta persona tiene sus propias vivencias y además tiene deseos de expresar su punto de vista, quiere hacernos partícipes de su experiencia personal, en ocasiones puede aportar un punto de vista positivo y enriquecedor pero en otras ocasiones puede ser negativo y perturbante, en este caso se le invita a hablar en privado para evitar alargarnos en un tema que al resto de los presentes no le interesa, ni tampoco les aportará nada positivo.
Grabar el evento y enviar la repetición a cada miembro una vez haya terminado en caso de que lo soliciten es una muy buena opción, para que tu videoconferencia tenga una larga vida y te ayude a posicionarte dentro del tema elegido.
Esto también te dá a ti la ventaja de acercarte y hacer seguimiento ya que puede ser un posible cliente o consumidor de tu producto o servicio, ya que no solo el denota interés en el tema que tu has ofrecido y eres experto, sino que además está muy interesado en conocer más ahondando en el concepto que le has aportado.
