Hoy verás 2 herramientas de métricas y finanzas para tomar decisiones en esta situación de incertidumbre y evitar que el miedo te deje paralizad@.
Inmersos en la actual crisis sanitaria y social que ha desembocado en una situación económica compleja que no podíamos prever nos hemos dado cuenta más que nunca de la importancia de tener un plan.
Un plan que nos permita tomar decisiones sin perder de vista nuestro objetivo final. En Meetwork hablamos muchas veces de la importancia de los objetivos.
Un objetivo más que un horario de tren o avión se parece más a una brújula. Una brújula que nos debe indicar el rumbo que debemos coger, porque sin brújula probablemente acabemos perdidos en cualquier remoto lugar.
Prosigamos con las herramientas… Y no olvidemos: El miedo solo tiene una cura, la acción.
La intuición es importante, pero lo es más cuando se soporta sobre datos objetivos y fiables.
Me gusta mucho emplear una metáfora para explicar esto. Cuando vas conduciendo tu coche por la carretera, ¿cómo sabes que está avanzando? Porque vemos el paisaje quedándose atrás y tenemos la sensación de movimiento.
Pero, si únicamente nos fijamos en estos dos elementos y de repente el vehículo se para a mitad de trayecto saliendo humo del capó lo primero que nos preguntaremos será: ¿cómo es posible, si estábamos avanzando tan bien? y esta la cruda realidad del funcionamiento del universo.
Existe una diferencia notable entre causa y efecto.
Si nos hubiésemos fijado que llevábamos los últimos 100kms con la temperatura del aceite por las nubes y con el cuentarrevoluciones en zona roja quizá habríamos tenido alguna oportunidad para deducir que algo no iba bien y tomar alguna acción correctiva antes de que el motor se incendiase y echase a perder por completo.
Quizá te parezca raro, pero la realidad que observo en el mercado es que existe una cantidad importante de pequeños empresarios que gestionan sus negocios de esta manera.
Si «parece» que estamos avanzando y tenemos la sensación de que todo se mueve la vida es una fiesta.
Si «parece» que no hay movimiento la cosa está mal o nos lamentamos de los factores externos del mercado. Factores que no podemos controlar.
Ser científico es asumir la responsabilidad sobre aquellos factores en los que realmente sí que tenemos el control.
Pero para poder ser científico necesito tener datos. Hablo de la aguja de gasolina, del cuentakilómetros, del termómetro del aceite, del piloto rojo que me dice que tengo que revisar el motor, etc.
Las métricas son «estos datos» que me permiten ser científico. Evidentemente las métricas financieras hay que tenerlas. La facturación y los beneficios sin duda nos dicen cómo iremos. Pero, ¿y todo lo que antecede a estas? porque al final la facturación por más que la mire, no crece.
Reunirnos de un conjunto de métricas eficaces que nos ayuden a tomar decisiones en TODAS y cada una de las áreas de nuestro negocio nos permitirá anticiparnos a los resultados, corregir nuestras estrategias y saber si lo que estamos haciendo nos está acercando a aquello que queremos o nos está alejando.
Hablo de medir en las áreas fundamentales que tiene cualquier empresa que quiera crecer. Porque recordemos que en nuestra economía o creces o te mueres. Estas áreas son:
Dime cómo me mides y te diré como me comporto. – Modelo de Calidad total
Seas autónomo y estés solo o tengas una multinacional de 5.500 empleados el negocio va a consistir en lo mismo: hay que atraer al posible comprador, vender, llevar las finanzas del negocio y prestar el servicio.
La diferencia entre el autónomo y la multinacional radica únicamente en el número de operaciones que ejerce cada área y la cantidad de personas entre las que están repartidas las mismas.
Una métrica debe cumplir los siguientes requisitos para que sea válida: debe ser comprensible (por todos los que operan el negocio, lo que implica que debe estar por escrito), numérica (para ser objetiva y comparable), accionable (me tiene que llevar a la acción, a tomar decisiones tras leerla) y debe estar alineada al momento y estrategia de nuestra empresa.
Una vez hemos definido las métricas es momento de poner los objetivos a todas ellas. Aunque podemos hacerlo anualmente recordemos que las personas vivimos en días, semanas, meses y trimestres, semestres, años… Y que dentro de un año hay 2 semestres, 4 trimestres, 12 meses, 52 semanas y 365 días.
Quizá poner objetivos por día o semana pueda resultar excesivo si nunca hemos medido absolutamente nada del negocio.
Pero medir las métricas mensualmente nos ayudará a saber si estamos en el buen camino o si es primordial un cambio de rumbo y de estrategia de manera inmediata.
Disponer de métricas y objetivos nos ayuda a saber si nuestro plan se está cumpliendo o nos estamos desviando tanto que es necesario repensar nuestras hipótesis y nuestras estrategias. Esto es ser empresario.
Si en la primera parte hemos hablado de la importancia de ser científicos y tener métricas con objetivos que nos ayuden a tener margen de actuación e información objetiva para tomar decisiones la segunda herramienta fundamental que debemos manejar con la misma habilidad que la taza de café por la mañana son las finanzas.
Esta lección me costó cara de aprender pero precisamente por ello hoy le doy la importancia que tiene y mi vida empresarial cambió por completo desde entonces.
Es posible que estés dentro de esa pequeña gran mayoría de empresarios que oye «finanzas» y su cerebro apaga el interruptor.
Es curioso, ¿alguien imagina un médico al que le hablen de patologías o tratamientos y que desconectase porque no va con él?, ¿y un informático que no quisiese saber nada de un ordenador?.
Sin embargo cuando pensamos en números creemos que es «eso» que lleva nuestro «gestor» para calcular los impuestos al trimestre y saber a final de año lo que ya sé por mi sensación de movimiento conduciendo.
Las finanzas no son solo la contabilidad y como empresarios no es necesario que seamos expertos contables, con unas meras nociones es suficiente. Tampoco es necesario que seamos expertos en finanzas avanzadas. Pero hay algo que debemos tener muy claro:
Si no conoces alguno de los 3 puntos anteriores es hora de ponerse manos a la obra y pedirle a tu asesor, formador, consultor o a Google que te expliquen qué es cada una de las cosas anteriores.
No obstante, para poder seguir y cumplir el objetivo de este artículo (arrojar algo de luz en esta oscuridad) haré un microcurso de finanzas en un párrafo. Allá vamos.
Finanzas: Cuenta de explotación
Refleja si tu empresa está ganando o perdiendo dinero. También conocida como pérdidas y ganancias. Ingresos y gastos básicamente. Con independencia de que un ingreso o gasto esté cobrado o pagado.
Finanzas II: Balance de situación
Dado que la cuenta de explotación no nos dice dónde está el dinero o cómo está nuestro patrimonio nos apoyaremos en este segundo estado financiero básico para saberlo. Su estructura es muy sencilla: activo = patrimonio neto + pasivo.
Algo así como lo que tengo es igual a lo que debo + lo que he ganado o ya era mío de partida.
De la misma manera si lo que he ganado es menor que cero o muy negativo se comerá todo lo que un día gané o era de partida mío y entraremos en serias dificultades.
Métricas: Tesorería, cashflow o flujo de caja
Nos dice cómo está entrando y saliendo el efectivo de la empresa. Un estado importante teniendo en cuenta que el dinero es la gasolina del negocio. Y ya sabemos qué le ocurre a un vehículo cuando se queda sin combustible.
Mi recomendación es que hagas cierres mensuales. Es decir, que todos los meses (como tarde el día 10 o 15 de cada mes) tengas un cierre mensual del mes anterior de los 3 estados anteriores.
Esto significa que el 15 de enero, como muy tarde, ya sabes cómo ha ido la explotación de diciembre, el estado del balance en dicho mes y la evolución de tesorería que hemos tenido.
Quizá te resulte sorprendente, especialmente cuando escucho de gente que cierra el año en junio del año siguiente. Pero yo pienso que son rumores y cuentos del hombre del saco para que el resto de empresarios nos asustemos y no dejemos nunca que esto ocurra.
Una pyme no tiene margen de maniobra (o al menos, la gran mayoría).
Así que las decisiones deben de tomarse con agilidad, a tiempo y con la máxima información real de la situación.
Créeme que cuando mes a mes vas viendo que las pérdidas se acumulan, el balance cada vez presenta peor aspecto y tu tesorería no llega ni para las próximas semanas vas a empezar a tomar decisiones y con mayor agilidad que cuando te enteras 6 meses más tarde que el negocio no funciona.
Y ojo, que el negocio no funcione es una situación temporal y reversible si tomamos las decisiones adecuadas a tiempo.
Hasta ahora hemos hablado de herramientas para tomar decisiones y medir el pasado o el presente. Pero el verdadero valor de estas herramientas está en convertirlas en previsionales. Porque nos deben reflejar la evolución prevista de nuestro negocio.
Todas esas estrategias, esos objetivos en las métricas, vamos a traducirlas a euros y vamos a ver (como mínimo) la evolución que creemos que tendrá nuestra cuenta de explotación y nuestra tesorería en los próximos meses y años. Idealmente el balance debería también acompañarnos, especialmente si tenemos diferidos los cobros y los pagos o si vamos a tener que hacer inversiones y/o endeudarnos.
Recuerda que cualquier mal plan es mejor que ningún plan. Porque planificar nos permite ser proactivos, adelantarnos, calmar la incertidumbre, detener el miedo y tomar acción.
Este plan previsional con métricas y finanzas lo iremos actualizando mes a mes gracias a esos cierres mensuales e iremos tomando las decisiones oportunas en función de los desvíos que estemos teniendo.
Una vez más, esto es ser empresario. Delega lo que estimes oportuno, pero úsalo.
Este artículo sobre Métricas y Finanzas ha sido publicado como una colaboración entre MEETWORK y Método Consolida por Álvaro Martínez.
